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Sua equipe passa mais tempo preenchendo planilhas do que analisando os dados que elas contêm? Esses cenários não são incomuns: dados do Report de gestão de despesas da Conta Simples em parceria com a Visa revelam que a gestão de despesas ainda é mal compreendida.
Mais de 70% das empresas não a associam ao acompanhamento em tempo real, e mais de 60% não entendem seu papel na conciliação e na redução de custos. Se essas situações soam familiares, o problema pode não ser a falta de esforço, mas sim um baixo nível de maturidade digital que impede uma operação estratégica e proativa.
Este artigo é um guia para líderes e gestores que buscam avaliar e acelerar a transformação digital em seus negócios, abordando a gestão financeira como um pilar fundamental para essa evolução, transformando-a de uma tarefa reativa para uma vantagem estratégica.
O que é maturidade digital nas empresas?
Maturidade digital é a medida da capacidade de uma organização de gerar valor por meio de tecnologias e processos digitais. Não se trata de um status binário “digital” ou “não digital”, mas de um aspecto contínuo que reflete o quão profundamente a tecnologia está enraizada na estratégia, nas operações e na cultura da empresa.
Uma empresa com alta maturidade digital não apenas adota novas ferramentas, mas as integra de forma inteligente para otimizar processos, extrair insights de dados e criar novas oportunidades de negócio.
Por que a maturidade digital das empresas é importante?
Ignorar a evolução da maturidade digital é deixar a porta aberta para a ineficiência e a perda de competitividade. Empresas que permanecem em estágios iniciais enfrentam processos manuais, lentos e suscetíveis a erros, o que resulta em custos operacionais mais altos e uma capacidade de resposta lenta às mudanças de mercado.
Por outro lado, avançar nessa jornada traz muitos benefícios:
- Tomada de decisão estratégica: Acesso a dados centralizados e em tempo real permite que os líderes tomem decisões mais rápidas e precisas, baseadas em fatos, não em intuição.
- Eficiência operacional: A automação de tarefas repetitivas libera a equipe para se concentrar em atividades de maior valor estratégico, reduzindo gargalos e aumentando a produtividade.
- Redução de custos: A otimização de processos, como a gestão de despesas, e a melhor visibilidade sobre os gastos levam a uma alocação de recursos mais inteligente e à identificação de oportunidades de economia de custos.
- Vantagem competitiva: Empresas digitalmente maduras são mais ágeis, inovadoras e capazes de se adaptar rapidamente às demandas dos clientes e às dinâmicas do mercado.
5 estágios de maturidade digital de uma empresa
Entender em qual estágio sua empresa se encontra é o primeiro passo para traçar um plano de evolução. Os modelos de maturidade podem variar, mas geralmente seguem uma progressão como esta:
Inicial – processos manuais
Neste estágio, a visão do negócio é fragmentada. Os processos são predominantemente manuais, baseados em papel, e-mails e planilhas desconectadas. A gestão de despesas, por exemplo, depende de notas fiscais físicas e reembolsos aprovados por longas trocas de e-mails.
Emergente – ferramentas digitais isoladas
A empresa começa a adotar ferramentas digitais, mas elas operam em silos. O financeiro usa um software de contabilidade, o marketing usa uma ferramenta de automação e as vendas usam um CRM, mas esses sistemas não se comunicam. Os dados existem, mas estão espalhados, dificultando a obtenção de uma visão unificada e a colaboração entre as áreas.
Integrado – dados e sistemas conectados
Aqui, a empresa começa a quebrar os silos. As principais ferramentas e sistemas são integrados, permitindo que os dados fluam entre os departamentos. Por exemplo, quando uma venda é fechada no CRM, a informação é enviada automaticamente para o sistema financeiro. A automação de fluxos de trabalho começa a se tornar uma realidade, melhorando a eficiência.
Data-driven – decisões guiadas por dados
Neste nível, os dados não são apenas um subproduto das operações; eles são um ativo estratégico central. A empresa utiliza dashboards e ferramentas de Business Intelligence (BI) para monitorar KPIs. As decisões, desde o ajuste de orçamentos até a definição de estratégias de mercado, são consistentemente embasadas por análises de dados.
Digital-first – digital é parte central do negócio
No estágio mais avançado, o digital está no DNA da empresa. A tecnologia não é apenas um suporte, mas o núcleo do modelo de negócio e da estratégia de crescimento. A organização está constantemente experimentando, inovando e otimizando seus produtos, serviços e operações com base em uma infraestrutura digital robusta e uma cultura orientada a dados.
Como avaliar a maturidade digital da sua empresa
Para identificar seu estágio atual, é preciso analisar criticamente algumas áreas-chave do negócio. Faça uma autoavaliação com base nos seguintes pilares:
Processos e automação
Quantos processos críticos da sua operação ainda dependem de intervenção manual? Onde estão os principais gargalos que atrasam a entrega de valor, seja para o cliente ou internamente? A aprovação de pagamentos, o fechamento contábil ou o processo de reembolso são exemplos clássicos. A dependência de tarefas manuais e repetitivas é um forte indicador de baixa maturidade.
Uso de dados
Seus líderes têm acesso fácil a dashboards com os principais indicadores de desempenho atualizados em tempo real? Ou eles precisam solicitar relatórios que levam dias para serem compilados? A capacidade de acessar, analisar e agir com base em dados de forma autônoma é um divisor de águas entre empresas reativas e proativas.
Infraestrutura tecnológica
Sua arquitetura de sistemas é flexível e escalável, baseada em nuvem? Ou você depende de softwares legados, instalados localmente, que são difíceis de integrar e manter? Uma infraestrutura moderna é a espinha dorsal que permite a agilidade e a integração necessárias para evoluir na escala de maturidade.
Gestão de despesas automatizada
Processos manuais de reembolso, falta de visibilidade sobre os gastos e conciliação demorada são sintomas de um estágio inicial. Por outro lado, o uso de cartões corporativos inteligentes, políticas de gastos automatizadas e conciliação automática indicam um nível mais elevado.
Uso de IA
A Inteligência Artificial deixou de ser um conceito futurista. Como sua empresa está explorando seu potencial? Isso pode variar desde o uso de IA para detecção de fraudes em transações financeiras até a aplicação de análises preditivas para prever o fluxo de caixa ou otimizar orçamentos.
Veja como acelerar a maturidade digital na sua empresa
Avançar na jornada de maturidade digital não requer uma revolução da noite para o dia. Requer passos estratégicos e focados, começando pelas áreas de maior impacto. A gestão financeira é o ponto de partida ideal, pois sua otimização reverbera por toda a organização.
1. Centralizar a gestão financeira
O primeiro passo é eliminar a fragmentação. Ter dados de despesas em planilhas, informações de faturamento em um sistema e saldos bancários em múltiplos portais cria um cenário de caos informativo. Uma plataforma de gestão financeira centralizada unifica todas as operações: pagamentos, recebimentos, despesas com cartões corporativos, conciliação, em um único lugar. Isso proporciona uma melhor saúde financeira do negócio, que é a base para qualquer decisão estratégica.
2. Automatizar processos operacionais
Identifique as tarefas financeiras mais repetitivas e que consomem mais tempo. O processo de reembolso de despesas, a aprovação de pagamentos e a conciliação de faturas são os principais candidatos. Ao implementar ferramentas que automatizam esses fluxos de trabalho, como cartões corporativos com políticas de gastos embarcadas e plataformas que fazem a conciliação automática, você reduz drasticamente a carga operacional, minimiza erros humanos e libera sua equipe para focar em análises e estratégias.
3. Usar dados para tomar decisões financeiras
Com os dados centralizados e os processos automatizados, o próximo passo é transformar informação em inteligência. Em vez de esperar pelo fechamento do mês para entender o que aconteceu, utilize dashboards para monitorar os gastos por centro de custo, categoria ou projeto em tempo real. Essa visibilidade permite que os gestores identifiquem desvios de orçamento no momento em que ocorrem, tomem ações corretivas imediatas e façam previsões mais acuradas sobre o fluxo de caixa.
Como empresas estão ganhando visibilidade sobre as despesas
No Panorama da Gestão de Despesas 2026, desenvolvido pela Conta Simples em parceria com a Visa, mais de 1.700 decisores financeiros compartilharam como as empresas estão lidando com o controle de despesas no dia a dia.
Um dos principais aprendizados do estudo é: quanto mais centralizadas e visíveis são as despesas, maior é a capacidade do financeiro de controlar o caixa e tomar decisões com rapidez.
Essa realidade aparece também na experiência de clientes da Conta Simples.
Segundo Vinicius Cardoso, Gerente de Compras e Tesouraria da CRM Bônus:
“Eu abro a Conta Simples todos os dias para acompanhar o que está acontecendo nos extratos e nas mensagens. Consigo transitar entre empresas e entender quem são os responsáveis por cada cartão e gasto.”
Casos como o da CRM Bônus mostram, na prática, um dos principais pontos levantados no estudo: empresas que conseguem acompanhar despesas em tempo real reduzem retrabalho, ganham visibilidade financeira e tomam decisões com mais segurança.[/vc_column_text][vc_raw_html css=””]JTNDc2NyaXB0JTIwc3JjJTNEJTIyaHR0cHMlM0ElMkYlMkZqcy5oc2Zvcm1zLm5ldCUyRmZvcm1zJTJGZW1iZWQlMkYxOTkxNTMzNi5qcyUyMiUyMGRlZmVyJTNFJTNDJTJGc2NyaXB0JTNFJTBBJTNDZGl2JTIwY2xhc3MlM0QlMjJocy1mb3JtLWZyYW1lJTIyJTIwZGF0YS1yZWdpb24lM0QlMjJuYTElMjIlMjBkYXRhLWZvcm0taWQlM0QlMjIzYzk0ZmFlYi00ZjgzLTQzOGYtYjAzMi1iZjQ0ZWFmYzY0NmUlMjIlMjBkYXRhLXBvcnRhbC1pZCUzRCUyMjE5OTE1MzM2JTIyJTNFJTNDJTJGZGl2JTNF[/vc_raw_html][vc_column_text css=”” text_direction=”default”]
Comece a maturidade digital da sua empresa com a gestão financeira
A evolução da maturidade digital passa, necessariamente, por uma gestão financeira mais inteligente, integrada e automatizada. É nesse ponto que a tecnologia deixa de ser apenas suporte e passa a atuar como alavanca de crescimento. Com a Conta Simples, sua empresa centraliza pagamentos, cartões corporativos e controle de despesas em um único lugar, com visibilidade em tempo real e processos automatizados. Isso reduz retrabalho, melhora o controle do caixa e permite que o time foque no que realmente importa: tomar decisões estratégicas com base em dados e acelerar a evolução digital do negócio.[/vc_column_text][nectar_btn size=”large” button_style=”regular” button_color_2=”Accent-Color” icon_family=”none” text=”Abra a sua conta!” url=”https://onboarding.contasimples.com/”][/vc_column][/vc_row]
